信息分类的原则(信息分类的作用及目的)

在企业开展信息化建设过程中,信息分类与编码是首要的工作之一,企业往往需要针对自身的生产活动需求,量身定制适合发展的信息分类与编码方案,这样不但可以减少分类冗余,还可尽量避免后续编码过程中信息指代不明以及“一物多码”情况的发生。那么如何分类可以更好的帮助企业?什么是科学的分类?本文将通过对信息分类的原则和方法进行介绍来解答以上问题。

生活中的分类活动

在日常工作生活中,我们常常通过分类来对事物或概念进行科学管理。对事物进行分类管理,为人们带来了许多方便,提高了工作效率。

与我们息息相关的分类活动可以参考以下场景:

以菜市场为例,首先区域上会分为蔬菜区、水果区、肉类区等,其次水果摊主会把苹果、香蕉、橘子等互相区分放置不同位置供顾客挑选。在购买商品过程中,通过摊主的分类,消费者可以很快找到自己想要的东西,见图1。

干货!信息分类的原则和方法!

图1 分类场景

可以想象,如果不对区域、商品分类,这将会对人们产生很大的困扰。 那么分类活动除了可以带给人们识别事物的便利外,还可以有什么作用呢?

信息分类的作用

信息分类是人类分析、总结事物的相似性与特殊性的手段,分类是人类认识事物的重要途径,分类的过程也是认识事物的过程。

以动物分类为例,动物分类的结果是通过进化理论、生物理论、化学理论等总结出来的,由于各物种都具有共同的起源,在漫长的进化过程中,通过遗传、变异、分化的发展,使得它们之间都存在着或近或远的亲缘关系。生理、生化、细胞、遗传、血清、分子生物等科学理论也是动物分类的重要基础。由此可见,分类是知识的重要表达方式,也是人类知识的体现,动物分类展示见图2。

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图2 动物分类

信息分类的目的

对事物(概念)进行分类是为了有效的进行研究和管理,分类实际上是使分类对象有序化。按照工作目标不同,信息分类的目的有如下两种:

° 实现分类对象的“划分”

为了便于对事物(概念)进行必要的分工和管理,每个分类对象必须属于某一类,且每个分类对象只能属于某一类。

° 实现分类对象的“聚集”

为了便于对事物(概念)进行查找、检索,需要将有共同特征的事物(概念)聚集到一起,便于人们通过其特征,快速准确的查找、检索。这样就需要允许一个分类对象同属于多个不同的类。如图书分类时,同一本书既可以属于科普类又可以属于生物类。

信息分类的原则

信息分类需要根据实际工作要求,对相关信息进行划分,便于管理和使用。为了保证信息分类后的效果,需遵循以下基本原则:

° 稳定性

也可称为科学性,即通常要选择事物(概念)最稳定的本质或特征作为分类的基础和依据,确保分类结构不因环境因素而发生变化。

° 确定性

对于任何一个分类对象,在分类体系中应有唯一确定的类目与之对应。

° 可扩延性

对于在分类体系新增的类目时,不会影响已有的分类结构和原有类目,一般情况下采取设置收容类目。

° 系统性

将选定的事物(概念)的属性或特征按一定顺序排列,形成一套系统的、科学的分类体系。

° 综合实用性

分类要从系统工程角度出发,把局部问题放在系统整体中处理,达到系统最优。即在满足系统总任务、总要求的前提下,尽量满足系统内各有关单位的实际需要。

° 兼容性

尽量与有关标准(如国际标准、国家标准和行业标准)协调一致,即可以按照需求对已有标准分类进行适当的裁剪、增添,保持与有关标准协调一致。

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信息分类的方法

分类是把问题中一个事物集合分成若干个小的集合,由于分类角度、分类目的等因素不同,对同一个事物集合的分类方法也会有所不同。例如同样一批零件,可以按其材料分成铁制品、钢制品、铝制品等,也可以按其加工工艺分成机加件、锻铸件、钣金件等。分类方法的多样性使得一个事物对象有多个分类特征,也保证了对事物的刻画更加准确。

信息分类的方法基本上分为如下三种:

° 线分类法(层级分类法、体系分类法)

是将分类对象按所选定的若干个属性或特征逐次地分成相应的若干个层级的类目,并排成一个有层次的,逐渐展开的分类体系。在这个分类体系中,被划分的类目称为上位类,划分出的类目称为下位类,由一个类目直接划分出来的下一级各类目,彼此称为同位类。同位类类目之间存在着并列关系,下位类与上位类类目之间存在隶属关系。

其中,采用线分类有如下优点:

(1)容量大:可涵盖较多条目信息。

(2)结构清晰:采用树状结构能较好反映类目之间的逻辑关系。

(3)使用方便:符合手工处理信息的思维习惯,便于计算机处理。

° 面分类法(组配分类法)

是将所选定的分类对象的若干属性或特征视为若干个“面”,每个“面”中又可分成彼此独立的若干个类目。

通过各个属性的组合,可以描述出一个设备的信息。如小型非数控车床。面分类各属性彼此之间没有隶属关系。

其中,采用面分类有如下优点:

(1)具有较大弹性:一个面内的属性与数量调整不会影响其他面。

(2)适应性强:可根据需要组成任何类目,便于计算机处理。

(3)易于管理:可对各个属性进行增、删、改等操作。

°混合分类法

在现实情况中,往往会遇到比较复杂场景,是无法仅用单一的方法进行分类,这就需要用到混合分类法。将线分类法和面分类法组合使用,以其中一种分类法为主,另一种做补充的信息分类方法。

总结

对事物进行分类是为了有效地进行研究、管理,根据事物(信息主体)的特征,把大的信息集合划分成小的信息集合,将信息按一定的原则和方法进行区分和归类,并建立起一定的分类系统和排列顺序,使事物有序化。同时,信息分类往往与信息编码相互配合,信息编码是给信息对象赋予代码标识,当信息编码含有分类信息时,需要在信息科学分类的基础上,才可以保证后续编码工作的准确性和唯一性。因此,企业在信息化建设时,务必要重视信息分类的工作,在工作过程中,可以将分类与信息表达规范进行标准化工作,为数据治理起到指导作用。后续文章,将会针对编码进行介绍,重点阐述信息分类与编码的关系以及编码的原则方法等内容。

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